{"id":23158,"date":"2019-10-31T09:00:21","date_gmt":"2019-10-31T08:00:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.diedruckerei.de\/magazin\/?p=23158"},"modified":"2025-07-16T18:50:44","modified_gmt":"2025-07-16T16:50:44","slug":"eventplanung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.onlineprinters.de\/magazin\/eventplanung\/","title":{"rendered":"Eventplanung \u2013 Schritt f\u00fcr Schritt zur gelungenen Veranstaltung"},"content":{"rendered":"

Doch was geh\u00f6rt eigentlich alles zur Eventplanung? Wer sollte welche Aufgaben \u00fcbernehmen und wie h\u00e4lt man die Kosten im Rahmen? Unsere kurze Checkliste soll Ihnen dabei helfen, den \u00dcberblick \u00fcber die Eventplanung zu behalten.<\/p>\n

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Erfolgreiche Eventplanung per Checkliste<\/h2>\n
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  1. Kl\u00e4ren Sie Veranstaltungsart und Motto<\/a><\/li>\n
  2. Erstellen Sie einen \u00dcbersichtsplan<\/a><\/li>\n
  3. Erstellen Sie einen Zeitplan<\/a><\/li>\n
  4. Bestimmen Sie das Budget<\/a><\/li>\n
  5. Legen Sie Veranstaltungsort und -tag fest<\/a><\/li>\n
  6. Buchen Sie R\u00e4ume, Technik und Dienstleister<\/a><\/li>\n
  7. Promoten Sie das Event<\/a><\/li>\n
  8. Kl\u00e4ren Sie rechtliche Fragen, vor allem in Bezug auf Sicherheit<\/a><\/li>\n
  9. Wichtiges am Veranstaltungstag<\/a><\/li>\n
  10. Optimieren Sie die Eventplanung vor dem n\u00e4chsten Event<\/a><\/li>\n<\/ol>\n

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    1. Veranstaltungsart und Motto<\/h3>\n

    Jedes Event ist anders: Je nachdem, ob Sie einen medizinischen Kongress oder die firmeninterne Weihnachtsfeier organisieren sollen, unterscheidet sich die Vorbereitung. Daher sind zun\u00e4chst Veranstaltungsart und Motto zu definieren. Der thematische Rahmen hat schlie\u00dflich Auswirkungen auf Zeit und Ort des Geschehens und betrifft somit auch den weiteren Organisationsablauf.<\/p>\n

    \"Eventplanung<\/a>
    Je fr\u00fcher das Motto feststeht, desto besser f\u00fcr die Eventplanung (hier: Onlineprinters-Masterclass)<\/figcaption><\/figure>\n

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    2. \u00dcbersichtsplan<\/h3>\n

    Wer alles bei der Organisation mitwirkt und wer welche Aufgaben \u00fcbernimmt, sollte im Vorfeld gekl\u00e4rt werden. Erstellen Sie neben einem \u00dcbersichtsplan einzelne Teilpl\u00e4ne mit den Aufgabenfeldern, die f\u00fcr die jeweiligen Teammitglieder relevant sind.<\/p>\n

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    3. Zeitplan<\/h3>\n

    Timing ist alles! Deshalb darf das Zeitmanagement in Ihrer Eventplanung auf keinen Fall fehlen. Sie sollten m\u00f6glichst fr\u00fch mit der Vorbereitung starten. So haben Sie gen\u00fcgend Vorlauf f\u00fcr Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern und Referenten, Show-Acts sowie mit dem Catering.<\/p>\n

    \"Eventplanung\"<\/a>
    Wer faltet wann wie viele Sitzgelegenheiten? Auch scheinbar nebens\u00e4chliche Aufgaben sollten fr\u00fch verteilt werden<\/figcaption><\/figure>\n

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    4. Budgetplanung<\/h3>\n

    Nicht weniger wichtig f\u00fcr die erfolgreiche Planung eines Events sind die Kosten. Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest und sch\u00e4tzen Sie den erwartbaren Gewinn bzw. die zu erwartenden Kosten realistisch ein. Damit das Budget f\u00fcr die Weihnachtsfeier nicht am Ende um das Doppelte \u00fcberschritten wird, ist eine regelm\u00e4\u00dfige Kontrolle des Soll-Ist-Zustandes ratsam. Zudem empfiehlt es sich, bei Veranstaltungen mit langer Vorlaufzeit und umfangreicher Planung eine separate Projektbuchhaltung einzurichten.<\/p>\n

    Damit die Kosten nicht Ihr Budget sprengen, k\u00f6nnen Sie nach Einsparma\u00dfnahmen suchen. Eventuell finden Sie freiwillige Helfer f\u00fcr den Auf- bzw. Abbau und entsch\u00e4digen diese in Form von kostenlosen Getr\u00e4nken sowie Snacks. Auch das Thema Sponsoring sollten Sie in diesen Abschnitt der Eventplanung miteinbeziehen.<\/p>\n

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    Freiwillige Helfer und Sponsoren tragen dazu bei, die Kosten des Events zu reduzieren<\/p>\n<\/div>\n

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    5. Veranstaltungsort und -tag<\/h3>\n

    Welche Location es sein darf, h\u00e4ngt nat\u00fcrlich vom Budget ab. Aber es kommen noch weitere Faktoren hinzu, etwa:<\/p>\n