Bei einer Endverbrauchermesse genügt es unter Umständen, auf die Laufkundschaft zu setzen. Selbst, wenn es auch da sinnvoll sein kann, im Vorfeld die Zielgruppen anzusprechen. Wer auf Fachmessen aktiv wird, sollte jedoch auf jeden Fall sicherstellen, die wichtigsten Partner vor Ort zu treffen. Eine Einladung zur Messe trägt einen erheblichen Teil dazu bei.
Inhalt
- Kontakte für eine erfolgreiche Messe
- Wer bekommt eine Einladung zur Messe?
- Formate für eine Einladung zur Messe
- Richtiger Zeitpunkt für eine Einladung zur Messe
- Inhalte der Messe-Einladung
- Einladung zur Messe schreiben
- Einladung zur Messe gestalten
- Einladungsmanagement
- Textvorlagen für Einladung zur Messe
Kontakte für eine erfolgreiche Messe
Ganz gleich, welche Ziele Sie sich konkret für die Messe gesteckt haben: Ihr Erfolg wird davon abhängen, ob und in welchem Umfang Sie die „richtigen Leute“ treffen. Diese können langjährige Geschäftspartner, (neue) Kundschaft, Investoren oder Pressevertreter sein. In vielen Fällen sollten alle gleichermaßen angesprochen werden.
Bei Ihrer Messeplanung sollten Sie deshalb auch gleich mitdenken, wer Ihren Stand besuchen sollte und wen Sie unbedingt dort sehen möchten. Geht es um bestimmte Personen, schicken Sie diesen eine Einladung. Das am besten zu einem Zeitpunkt, wo sich Messebesucher und -aussteller in der Terminplanungsphase befinden.
Wer bekommt eine Einladung zur Messe?
Ein Messeauftritt erfordert viele finanzielle und personelle Ressourcen. Dieser Aufwand lohnt sich nur bei einer bestimmten Quantität und/oder Qualität an Kontakten. Mit einer Einladung zur Messe steigern Sie die Wahrscheinlichkeit, dies zu erreichen, um ein Vielfaches. Doch wenn lädt man nun ganz explizit ein?
B2C-Kunden
Möchten Sie auf einer Verbrauchermesse B2C-Kunden ansprechen, liegt Ihr Hauptaugenmerk vermutlich (und auch zurecht) auf der Gestaltung Ihres Messestands und der Vergabe von Werbegeschenken. In einigen Fällen bietet es sich an, zusätzlich auch vorab Einladungen zu versenden: bei hochpreisigen Produkten, Stamm- und/oder Premiumkunden und bei einer besonders starken Konkurrenzsituation.
Wenn beispielsweise Ihr Stand kleiner und bescheidener ausfällt, als bei den Mitbewerbern, können Sie sich im Vorfeld Aufmerksamkeit sichern. Machen Sie die Adressaten neugierig auf Ihr Messeangebot. Denn ist ein Stand wenig besucht, wirkt er auch auf die Laufkundschaft unattraktiv.
B2B-Kunden, Geschäftspartner, Investoren
Der Messezeitraum ist mindestens ein Jahr im Voraus bekannt, wer teilnimmt, auch. Mit langjährigen Kunden und Geschäftspartnern vereinbart man daher meistens einfach einen Termin. Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie neue Kunden und Partner gewinnen oder etwas eingeschlafene Geschäftsbeziehungen reaktivieren wollen. Sinnvoll ist eine Einladung auch, wenn die Stakeholder normalerweise nicht zu dieser Messe anreisen oder Sie eine spektakuläre Neuheit präsentieren.
Da verbindliche Zusagen Ihre Planungssicherheit erhöhen, sollte die persönliche Einladung mit einer Antwortaufforderung und einer leichten Kontaktaufnahmemöglichkeit verbunden sein.
Pressevertreter, Influencer
Wenn Sie Produktneuheiten vorstellen, über eine Neuausrichtung oder Engagement des Unternehmens informieren möchten, brauchen Sie Multiplikatoren. Darauf können Sie vorab über eine Pressemitteilung oder Posts in den sozialen Medien aufmerksam machen. Erhoffen Sie sich allerdings ganz bestimmte Journalisten und Influencer, sollten Sie diese persönlich einladen.
Formate für eine Einladung zur Messe
Welches Format Sie wählen, hängt von verschiedenen Faktoren ab: der Art der Messe, Ihrem Unternehmen, den branchenüblichen Gepflogenheiten und der Anzahl der einzuladenden Personen. Das wichtigste Kriterium dabei ist natürlich, wo und wie Sie Ihre Zielgruppe(n) am besten erreichen.
Auf dem „üblichen Geschäftsweg“
Bei B2C-Kunden bewährt sich eine Einladung über die Medien, die sonst auch der Kommunikation dienen. Bei Online-Shops beispielsweise bieten sich E-Mail und Newsletter an. Werden Pakete versendet, lässt sich der Lieferung ein Flyer beilegen. Bei starker Kundenbindung und Markentreue sollte allerdings eine personalisierte Ansprache erfolgen.
Newsletter und E-Mail
Selbst wenn über dem Text des Newsletters der Name steht, wirkt er wenig persönlich. Das gleiche gilt für E-Mails, die als Massenaussendung erkennbar sind. Das muss jedoch nicht immer ein Nachteil sein. Für Verbrauchermessen können so viele Kunden beziehungsweise große Fangemeinden angesprochen werden. Anschreiben für persönlich bekannte Kunden und Geschäftspartner sollte man hingegen individueller formulieren.
Foren und soziale Medien
Über passende Foren und Ihre eigenen Social-Media-Auftritte erreichen Sie viele Personen in Ihrer Zielgruppe. Legen Sie Wert auf eine große Anzahl von Standbesuchern, ist dies die richtige Wahl. Durch häufiges Weiterleiten vervielfachen sich die Adressaten.
Brief
Was im echten Briefkasten landet, bekommt in unserem digitalen Zeitalter allein durch diesen Umstand bereits besondere Aufmerksamkeit. Allerdings macht es einen Unterschied, ob eine Postkarte aus dünnem Karton, ein herkömmlicher Flyer oder eine hochwertige Karte beziehungsweise ein ebensolcher Brief beim Empfänger ankommt.
Für Premiumkunden und wichtige Partner empfiehlt sich Letzteres. Ein Brief sollte auf edlem Papier gedruckt sein und nicht auf dem herkömmlichen Geschäftspapier. Bei einer Karte wählt man am besten eine Klappkarte mit passendem Kuvert.
Der große Vorteil von Briefpost ist zudem: Sie können Ihrer Einladung auch noch einiges beilegen. Das kann zum Beispiel eine Eintrittskarte sein, eine weitere Einladung zur Standparty oder zum Essen oder ein kleines Werbegeschenk. Vor allem Journalisten, aber nicht nur die, freuen sich über Vorab-Infos, die Lust auf mehr machen. Besonders gut machen sich diese Informationen auf einem schicken gebrandeten USB-Stick – gerne auch speziell für die Messe, mit der Standnummer beispielsweise.
Richtiger Zeitpunkt für eine Einladung zur Messe
Ab wann Sie genau aktiv werden sollten, hängt davon ab, wen Sie zu welcher Art von Messe einladen wollen.
B2B
B2B-Kunden und Geschäftspartner spricht man am besten etwa 12 Wochen vor dem Messetermin erstmals an. Üblich ist hier ein „Save the Date“, das Sie nicht unbedingt so nennen müssen. Der Hinweis als solcher ist jedoch wichtig, um Stakeholder auf dieses Datum hinzuweisen, die normalerweise nicht auf dieser Messe erscheinen. Auch für alle, die ohnehin vor Ort sind, bieten Sie eine Information: dass Sie mit einem Stand verteten sind und was es dort zu sehen geben wird. Das ist wichtig, damit Sie bei der Terminplanung berücksichtigt werden.
Etwa sechs Wochen vor dem Messestart sollte die eigentliche Einladung erfolgen. Wenn Sie diese per Post verschicken, können Sie einen Flyer und Unternehmensinformationen beilegen. Spätestens zwei Wochen vor Beginn sollten Sie Ihren Messeauftritt und einen eventuell vereinbarten Termin wieder ins Gedächtnis rufen. Das wirkt eleganter, wenn Sie dabei mit konkreten Informationen zu geplanten Aktionen und Details zum Stand aufwarten.
B2C
Bei Premiumkunden empfiehlt sich ein ähnlicher Zeitplan wie bei B2B-Partnern. Für Messe-Events, die auf Quantität ausgelegt sind, gehen Sie in der Regel anders vor. Eine postalische Einladung besteht eher aus einfachen Flyern oder Karten etwa sechs oder vier Wochen vor dem Start.
Üblicher ist ohnehin eine Einladung per E-Mail oder über Hinweise in Newslettern, auf der Homepage und in den sozialen Medien. Über einen Link gelangen die Interessenten auf die Landingpage, die alle nötigen Informationen bereithält. Diese Art der „Einladung“ ist theoretisch direkt bis zum Start möglich und erreicht auch spontan Entschlossene.
Arbeiten Sie auch im B2C-Bereich mit Anmeldungen, sollten Sie registrierten Besuchern etwa eine Woche vor der Messe eine Erinnerung schicken.
Inhalte der Messe-Einladung
Die üblichen W-Fragen müssen beantwortet werden: Was, Wann, Wo und natürlich das Warum. Die letzte Frage erfordert etwas Kreativität. Besonders bei starker Konkurrenz auf der Messe müssen Sie den Eingeladenen plausibel machen, warum sie ausgerechnet Ihren Stand auf keinen Fall verpassen dürfen.
Deshalb muss in eine Einladung zur Messe unbedingt rein:
Datum- Ort
- Messestand
- Ausblick auf Themenschwerpunkte, Präsentation, Neuheiten und Aktionen
- Mehrwert an Ihrem Stand
- Angebot von Gesprächsterminen
Wenn Sie Ihren Gästen einen besonderen Service bieten oder zu einer Standparty einladen wollen, sollte das auch Erwähnung finden.
Einladung zur Messe schreiben
Den richtigen Ton zu treffen und Interesse zu wecken, ist das Entscheidende bei jeder Einladung. So unterschiedlich die einzelnen Zielgruppen, so unterschiedlich fällt auch ein passgenaues Anschreiben aus. Entsprechende Textvorlagen für alle Eventualitäten finden Sie weiter unten.
Einladung für B2C-Kunden
Ein Save-the-Date kann schon frühzeitig auf der Homepage, in den sozialen Medien, im Newsletter und als Abbinder in der E-Mail-Signatur erscheinen. Im Laufe der folgenden Wochen lässt sich die Ankündigung mit weiteren Details aktualisieren. Bei besonders stark besuchten Publikumsmessen können Sie auch für die letzten Tage vor Messebeginn mit einem Countdown arbeiten.
Verschicken Sie gezielte Einladungen, sollten Sie auf eine individuelle Ansprache achten. Nutzen Sie für A-Kunden eventuell die Post und versenden hochwertige Karten oder Briefe. Darin sollten die Kunden sofort die Vorteile, die sich für sie durch einen Messebesuch ergeben, erkennen.
Messeeinladung für B2B-Kunden und Geschäftspartner
Dabei wird es sich in den meisten Fällen um die Einladung zu einer Fachmesse oder den Businessbereich einer Publikumsmesse handeln. Eingeladen werden sowohl bekannte Partner als auch solche, mit denen man in Zukunft eine Kooperation eingehen möchte. Wie gut Sie sich bereits kennen, hat auch Einfluss darauf, wie die Einladung im Einzelnen aussehen sollte.
Geschäftspartner, die man regelmäßig auf der Messe trifft, kontaktiert man meist formlos zur Terminvereinbarung. Anderen müssen Sie sich unter Umständen wieder ins Gedächtnis rufen oder komplett neu vorstellen. Für diese Fälle empfehlen sich ausführlichere Briefe und/oder das Beilegen eines Flyers beziehungsweise einer Broschüre.
Einladung für Medienvertreter
Sollen Medienvertreter bereits im Vorfeld der Messe über Ihr Unternehmen berichten, benötigen sie entsprechende Informationen. Hier gilt es, neugierig zu machen, ohne zu viel zu verraten.
Möchten Sie ausgewählte Medienvertreter auf der Messe empfangen? Dann bieten Sie ihnen, genau das, was sie wollen: pralle Informationen, Interviewpartner, Bildmaterial und/oder die Gelegenheit für eigene Fotos und im besten Fall auch eine Pressemappe (was in diese hineingehört, lesen Sie unter So begeistern Sie Messebesucher mit herausragenden Goodie Bags).
Falls Sie mit Ihrem Unternehmen vor allem in einem bestimmten (womöglich sehr begehrtem) Medium erscheinen möchten, heißt das Zauberwort „exklusiv“. Alle Medienvertreter schätzen es, wenn sie als einzige etwas veröffentlichen können. Das kann eine Information sein, die sonst niemand bekommt, ein exklusives Bild oder auch das alleinige Interview mit der Unternehmensleitung.
Einladung ohne eigenen Stand
Ein geringeres Budget oder andere Gründe können einen eigenen Messestand verhindern. Einladungen an wichtige Personen können Sie dennoch versenden. Laden Sie beispielsweise zum Business-Lunch in den Gastrobereich der Messe oder zum Geschäftsabendessen in ein nahegelegenes Restaurant. Auf diese Weise können Sie Partner, die ohnehin die Messe besuchen, für ein kleines, aber feines Neben-Event gewinnen.
Einladung zur Messe gestalten
Ein herkömmlicher Geschäftsbrief auf Ihrem Firmenpapier erfüllt den Standard. Möchten Sie jedoch eindringlicher für Ihren Messeauftritt werben, darf es etwas mehr sein. Wählen Sie ein Motto für die Messe, das sich auf allen Medien wiederfindet: in den E-Mails, den Vorankündigungen und den gedruckten Einladungen.
Dieses Motto sollte das Unternehmensimage und die geplanten Themenschwerpunkte für die Messe wiedergeben. Arbeiten Sie mit Doppelkarten für die Einladung, benötigen Sie auch eine passende Bildsprache.
Einladungsmanagement
Um auch bei vielen Einladungen den Überblick zu bewahren, ist ein Einladungsmanagement nötig. Dafür gibt es spezialisierte Software. Es geht aber natürlich auch ohne. Entscheidend ist ein Zeitplan, nachdem Sie die einzelnen Punkte erledigen. Diese können so aussehen:
- Vorankündigung/Save-the-Date
- Einladung (evtl. mit Eintrittskarte oder Gutschein)
- Antwort/Bestätigung der Eingeladenen
- Nähere Informationen zu Stand, Portfolio und Aktionen
- Erinnerung, der sogenannte Reminder, kurz vor der Messe
Nach der Messe erfolgt eine Überprüfung, wer tatsächlich der Einladung gefolgt ist. Eine E-Mail im Nachgang bekommen alle. Durch Umfragen unter Ihren Gästen finden Sie heraus, was besonders gut ankam und was beim nächsten Mal eventuell noch besser funktionieren könnte.
Im Anschluss bietet sich eine weitere E-Mail oder ein Brief an. Darin können Sie sich bedanken und an die Gespräche von der Messe anschließen, indem Sie beispielsweise für geplante Vorhaben konkrete Terminvorschläge machen. Gab es eine Standparty oder ein anderes Event, lassen sich davon Fotos zur Erinnerung schicken.
Denken Sie auch an die Geladenen, die den Termin nicht wahrgenommen haben. Wer aus triftigen Gründen absagen musste, freut sich höchstwahrscheinlich über Informationen zum Messeablauf. Geladene, die trotz Zusage nicht erschienen sind, sollten ebenfalls eine E-Mail erhalten. Schließlich wollen Sie ja den Grund für das „No-Show“ erfahren.
Textvorlagen für Einladungen zur Messe
Unsere Textbausteine können Sie komplett oder in Teilen für Ihre Einladung zur Messe nutzen. Laden Sie die folgenden Textbausteine ganz einfach herunter und speichern Sie diese ab. So haben Sie jederzeit passende Texte für Messe-Einladungen parat.
1 – Vorankündigung/Save-the-Date; 2 – Einladung zur Messe für Kunden; 3 – Einladung zur Messe für Geschäftspartner; 4 – Einladung zur Messe für Medienvertreter; 5 – Einladung zur Messe ohne eigenen Stand
Bildquellen:
r.classen via Shutterstock; Onlineprinters; fauxels, Karolina Grabowska, Anna Nekrashevich via pexels
