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Druckdatenerzeugung in Microsoft Publisher 2007

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Druckdatenerzeugung aus Microsoft Publisher 2007

Diese Anleitung garantiert Ihnen nicht die richtige Erstellung Ihrer Druckdaten. Vielmehr soll sie als Hilfestellung dienen. Wenn Sie mit der Erzeugung von Druckdaten nicht vertraut sind und dieser Anleitung folgen, empfehlen wir Ihnen einen kostenpflichtigen Datencheck als Zusatzoption zu Ihrem Auftrag zu bestellen. 

Da uns häufig Fragen bezüglich der Druckdatenerstellung mit Microsoft Publisher erreichen, möchten wir Ihnen hierzu einen Leitfaden an die Hand geben. Dargestellt in Microsoft Publisher 2007 am Beispiel eines üblichen DIN-lang-Flyers, wie Sie ihn in unserem Onlineshop bestellen können.

Dokument anlegen

Nachdem Sie das Programm gestartet haben, wählen Sie aus den angebotenen Publikationstypen den Typ „Leere Seiten“ aus. Anschließend bekommen Sie diverse Seitenformate angegeben, aus denen Sie wählen können. Da das gewünschte Format nicht dabei ist, wählen Sie „Benutzerdefiniertes Seitenformat erstellen“.

Anschließend öffnet sich der folgende Dialog.

Das Endformat des DIN-Lang-Flyers können Sie der entsprechenden Produktseite unter „Details“ entnehmen, es beträgt 10,5 cm x 21,0 cm.

Gleichzeitig finden Sie hier auch den Hinweis auf das Datenformat inklusive 2 mm umlaufendem Beschnitt. Diese Beschnittzugabe benötigen wir als Spielraum für das Schneiden Ihrer Produkte. Das letztendliche Datenformat beträgt also 10,9 cm x 21,4 cm. Diese Maße tragen Sie bitte in die entsprechenden Felder ein.
Empfehlenswert ist auch die Nutzung der „Führungslinien“. Schriften und wichtige Informationen wie Logos, Adressen o.ä., die nicht angeschnitten werden dürfen, sollten weit genug vom Endformatrand (10,5 cm x 21,0 cm) entfernt sein. Wir empfehlen 4 mm Randabstand zum Endformat an jeder Seite. (Achtung, bei Werbesystemen und Broschüren gibt es eine andere Empfehlung. Sehen Sie hierzu bitte unter Details des jeweiligen Produktes nach.) Hinzu kommen 2 mm Beschnittzugabe je Seite, die natürlich ebenfalls keine wichtigen Informationen enthalten dürfen da sie nach dem Schneiden ja weg fallen. Somit ergibt sich ein Abstand zum Dokumentformatrand (10,9 cm x 21,4 cm) von 6 mm. Es empfiehlt sich, dieses Maß für die Führungslinien zu verwenden. 
Elemente wie Bilder oder Hintergründe die bis zur Endformatkante reichen sollen, wie zum Beispiel der unten gezeigte Logobalken, müssen 2 mm über diese Kante hinaus, also bis an die Datenformatkante reichen.

Bestätigen Sie das Fenster anschließend mit „OK“. Das neu angelegte Seitenformat befindet sich nun in der Liste der übrigen Formate, mit einem Klick darauf wird ein neues Dokument der entsprechenden Größe erzeugt. 

Über die Menüfolge „Extras -> Tools für den professionellen Druck“ erreichen Sie nun die beiden Punkte „Farbdruck“ und „Schriftarten“.

Bitte rufen Sie zunächst den Punkt „Farbdruck“ auf, wählen dort „Prozessfarben (CMYK)“ und bestätigen anschließend mit „OK“.

Rufen Sie nun den Punkt „Schriftarten“ auf und konfigurieren Sie das erscheinende Fenster wie folgt.

Texte und Bilder platzieren

Nun können Sie mit der eigentlichen Gestaltung Ihres Dokuments beginnen. 

Für die Bilddaten empfehlen wir unseren Kunden grundsätzlich den Farbmodus CMYK (Zyan, Magenta, Gelb, Schwarz), da dies auch die späteren Druckfarben sind. Sollten Sie Bilder verwenden wollen, die sie beispielsweise mit einer Digitalkamera aufgenommen haben, werden diese in der Regel im Farbmodus RGB (Rot, Grün, Blau) vorliegen. Sollten Sie keine Software besitzen um die Bilder von RGB nach CMYK umzuwandeln (z.B. Adobe Photoshop), können Sie dies Microsoft Publisher überlassen. Durch die oben getätigte Einstellung („Prozessfarben (CMYK)“) werden alle Elemente die Sie in Ihr Dokument einfügen in den korrekten Farbmodus konvertiert. 

Da jedoch der RGB-Farbraum wesentlich größer als der CMYK-Farbraum ist (er beinhaltet ganz einfach mehr mögliche Farben), kann es hierbei zu Farbverschiebungen kommen. Hiervon sind insbesondere hochgesättigte, leuchtende, also umgangssprachlich sehr knallige, bunte Farben betroffen. Möglicherweise erscheinen die gedruckten Farben daher etwas dunkler und flauer. 

Weiterhin sollten Ihre Bilder eine effektive Auflösung von mindestens 300 dpi (Punkte pro Zoll) aufweisen und in den Dateiformaten *.tif oder *.jpg vorliegen. Sie können dies in Publisher sehr einfach kontrollieren. Im „Aufgabenbereich“-Fenster links neben der Gestaltungsfläche können Sie über einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze ein Dropdown-Menü öffnen.

Wenn Sie nun den „Grafik-Manager“ auswählen, bekommen Sie eine Liste aller Grafiken angezeigt, die Sie in Ihrem Dokument verwenden. Wenn Sie die Maus auf eine Grafik in der Liste bewegen, können Sie über den kleinen Pfeil auf der rechten Seite „Details“ zu dieser Grafik aufrufen.

Hier bekommen Sie unter anderem die „Effektive Auflösung“ angezeigt, die, wie oben erwähnt, mindestens 300 dpi betragen sollte.

Sollten Sie für die Positionierung Ihrer Gestaltungselemente Hilfe benötigen, finden Sie an der linken und oberen Kante der Gestaltungsfläche Lineale, mit deren Hilfe Sie durch Anklicken, Maustaste halten und Ziehen („Drag & Drop“) Hilfslinien auf das Dokument ziehen können.

Ausgabe als PDF

Über die Menüfolge „Datei -> Als PDF oder XPS veröffentlichen“ erreichen die das folgende Fenster.

Sollte diese Option bei Ihnen nicht verfügbar sein, können Sie sich von der Microsoft-Webseite das entsprechende, kostenlose „Add-In“ herunterladen: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=de

Als Dateityp wählen Sie bitte „PDF“ aus und klicken anschließend auf den Button „Ändern“. Aus der Liste wählen Sie bitte „Professioneller Druck“ aus und klicken auf „Erweitert“, woraufhin weitere Optionen eingeblendet werden. Bitte nehmen Sie die Einstellungen wie folgend dargestellt vor.

Klicken Sie nun wiederum auf „Druckoptionen“ und stellen Sie bitte sicher, dass unter „Druckermarkierungen“ keines der möglichen Häkchen gesetzt ist.

Bestätigen Sie nun die beiden Fenster mit „OK“, sodass Sie zurück zum Fenster „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ gelangen. Klicken Sie nun auf „Veröffentlichen“ und Ihr PDF wird somit gesichert.

Es empfiehlt sich, das erstellte PDF anschließend noch einmal visuell zu kontrollieren. Hierfür verwenden Sie am besten den Adobe Reader, den Sie kostenfrei unter http://get.adobe.com/de/reader/ herunterladen können. 

Beachten Sie bitte, dass Sie ein PDF nicht in Microsoft Publisher öffnen und bearbeiten können. Es dient einzig dazu, uns Ihre Druckdaten zukommen zu lassen. Sie sollten daher in regelmäßigen Abständen, während und am Ende der Gestaltung, Ihr Dokument im Publisher-Dateiformat *.pub sichern. Dies können Sie unter „Datei -> Speichern“ bzw. „Datei -> Speichern unter“ erledigen. Diese Datei können Sie immer wieder öffnen und bearbeiten. 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Erstellung Ihrer Drucksache und sichern Ihnen schon jetzt höchste Qualität bei der Ausführung Ihrer ONLINEPRINTERS-Bestellung zu.

Ihr ONLINEPRINTERS-Team